Inderdaad, jaarverslagen en andere rapporten kijken terug en zijn “bevroren in de tijd” dus snel verouderd. Ze boeien slechts een zeer beperkte doelgroep. En ze worden gemaakt bij gebrek aan alternatief.
Vertrek vanuit je doelgroep
Toch kan een jaarverslag meer zijn dan een retrospectieve benadering die weinig mensen zal boeien. Het kan een stap zijn richting ‘actieve content driven marketing’ door vooral te focussen op een verhalend gedeelte. Het is een kans om een ander, aanvullend, boeiend beeld neer te zetten van de organisatie, haar visies en dromen, haar huidige en toekomstige activiteiten, haar marktinzichten, tot en met de drijfveren en inzichten die haar uniek maken. Belangrijk bij het creëren van een jaarverslag is om te vertrekken vanuit je doelgroep. De behoeften van de lezers van het reporting volume zijn in elk geval anders dan die van het verhalende volume.
Third party credibility
Een storytelling platform is voldoende onafhankelijk gepositioneerd om ook andere stemmen aan het woord te laten, die des te meer bijdragen tot de uitstraling van de organisatie omdat ze een vorm van third party credibility bieden. De andere stemmen maken een organisatie ook meer menselijk en geconnecteerd. En door meer variatie in de mensen die het woord nemen, zal je ook een connectie tot stand kunnen brengen met verschillende soorten lezers.
Wat met cases?
Het opnemen van een paar cases maakt van een jaarverslag geen storytelling. Evenmin vormt het de basis voor een echte content driven approach. De echte uitdaging is er resoluut voor kiezen om via een verhalende aanpak, los van vastgelegde structuren, voortdurend en op lange termijn boeiende inhoud aan te bieden. Om te beginnen is de een-keer-per-jaar-gelegenheid die het jaarverslag vormt, best een goed moment. Daarna is de vraag: hoe houden we onze inspanning vol?
Hanteer de newsroom-approach
Als realistisch uitgangspunt is het interessant om de newsroom-approach toe te passen waarbij een team wordt samengesteld die de organisatie gaat doordringen. Door het team samen te stellen met eigen en externe teamleden krijg je een bredere blik, blijf je ambitieus en ben je in staat kritisch te oordelen over verhalen met potentieel, en kan je elkaar stimuleren om niet op te geven.
Print first? Online only? Do both!
Gedrukte verslagen maken indruk bij wie het in handen krijgt, maar dat betekent niet dat online daarom nutteloos is. Door print en online als complementaire onderdelen op te vatten krijg je een extra toolset om uiteenlopende doelen bij uiteenlopende doelgroepen te realiseren.
Een gedrukt verslag komt enkele keren per jaar uit en geraakt snel gedateerd, maar het is ideaal in face to face contacten en vooral bruikbaar op korte afstand als transport en gewicht geen probleem vormen. Online biedt de mogelijkheid van tussendate updates en is voortdurend beschikbaar. Dat is ideaal voor contacten die je nog niet kent of voor wie zich ver weg bevindt.
Enkele voorbeelden? Bekijk het jaarverslag dat Cantilis maakte voor GIMV.